Lippukuntahaku-sivuston kautta tulee partioon paljon uusia jäseniä. Suosittelemme, että jäsenhakemukset tehdään nimenomaan virallisen jäsenhakemuksen kautta, jotta yhdellä kertaa voidaan kerätä kaikki tarpeelliset tiedot jäsenyyttä varten.
Lippukunnan tulisi tarkistaa Kuksasta jonotilanne säännöllisin väliajoin. Lippukuntaan tulleita jäsenhakemuksia voivat käsitellä jäsenrekisterinhoitajat, sihteerit ja lippukunnanjohtajat. Tavoitteena olisi, että jäsenhakemuksiin vastataan viikon kuluessa niiden saapumisesta. Jäsenrekisterinhoitaja saa sähköpostin, kun uusia hakemuksia tulee.
Ohjeet jonojen käsittelyyn:
- Uudet jäsenhakemukset löytyvät Kuksan etusivulta kohdasta ”Käsittelyä odottavat jäsenhakemukset”
- Hakemuksessa näet hakijan tiedot, koska hakemus on tehty sekä huoltajan yhteystiedot
- Hakemukseen pääsee käsiksi klikkaamalla ”Käsittele” linkkiä > Huom.! Tästä toiminnosta ei mene hakemuksen tekijälle mitään ilmoitusta
- Voit valita ”käsittele myöhemmin”, jos hakemusta ei käsitellä heti mutta haluat merkitä hakemuksen ns. huomioiduksi. Tällöin hakemuksen tila muuttuu avoimesta > käsittelyssä
- Jos sama henkilö on tehnyt useita hakemuksia, hakemus on aiheeton, henkilö ei vastaa useisiin yhteydenottoihin tai henkilö haluaa perua hakemuksensa, voit poistaa hakemuksen
- Jos hakija on sallinut jäsenhakemuksen käsittelyn myös muille alueen lippukunnille, siirtyy hakemus käsittelyajan umpeuduttua tai lippukunnan vapauttaessa hakemuksen alueen muiden lippukuntien käyttöön. Näille on oma lista Kuksan etusivulla. Käsittely tapahtuu samalla lailla kuin normijonossa.
Kuksa ei viesti automaattisesti hakijalle hakemuksen käsittelystä. Lippukunnan on siis lähetettävä viestit itse.
Kun lippukunnan uusi kausi alkaa, kannattaa katsoa onko jäsenhakemuksia Kuksassa jonossa. Lippukunnan kannattaa kutsua kaikki heidät kauden aloitukseen tutustumaan uusiin ryhmiin ja lippukunnan toimintaan. Näin saatte purettua jonoja, tarjottua paikkoja niitä odottaneille ja tarkasteltua samalla, ovatko jonossa olevan vielä aktiivisesti kiinnostuneita partiosta. Jos sama henkilö on tehnyt useita hakemuksia, hakemus on aiheeton, henkilö ei vastaa useisiin yhteydenottoihin tai henkilö haluaa perua hakemuksensa, lippukunta voi poistaa hakemuksen
Ohjeita erilaisiin tilanteisiin ja valmiita vastausviestejä
Käsitelkää hakemus, katsokaa mihin ryhmään lapsi voisi mennä ja olkaa yhteydessä huoltajaan.
”Moi, meillä on paikka sudenpentuikäiselle tiistain ryhmässä, onko ajankohta teille sopiva? Ryhmän kokous alkaa klo 17 ja johtajana toimii Vallu Vaeltaja [yhteystiedot].”
Juuri nyt käsittelyä ei ehditä tehdä tai kausi on esimerkiksi päättymässä. Valitkaa ”käsittele myöhemmin” ja olkaa yhteydessä huoltajaan.
”Moi, kiitos hakemuksesta, se on vastaanotettu. Juuri nyt siirrymme kesälomalle ja palaan sinulle asiaan elokuun ensimmäisellä viikolla. Sitä ennen minut saa tarvittaessa kiinni tästä sähköpostista”
Ryhmät ovat täynnä, eikä uudelle tyypille ole tilaa. Valitkaa ”käsittele myöhemmin” ja olkaa yhteydessä huoltajaan.
”Ryhmissämme ei valitettavasti ole juuri nyt tilaa. Haluatteko jäädä jonoon? Olemme yhteydessä, kun mahdollisia paikkoja ryhmässä vapautuu. Voimme myös vinkata muista lähilippukunnista”
Ryhmään olisi tulijoita mutta sillä ei ole johtajia. Valitkaa ”käsittele myöhemmin” ja olkaa yhteydessä huoltajaan.
”Hei, kiitos hakemuksesta mukaan partioon. Ikävä kyllä lippukunnassamme on tällä hetkellä se tilanne, ettemme voi ottaa uusia lapsia toimintaan ennen kuin löydämme lisää aikuisia järjestämään viikkotoimintaa. Olisitko sinä kiinnostunut tai tiedätkö jonkun, joka haluaisi tulla mukaan? Partiota ei tarvitse osata ennestään vaan kaikkeen on tarjolla koulutusta ja opastusta.”
Jos hakija on aikuinen, soita hänelle tai laita viesti mahdollisimman pian.
“Hei, kiitos hakemuksestasi mukaan partioon! Partiossa aikuiset pääsevät harrastamaan ja tekemään tärkeää vapaaehtoistyötä. Voidaan jutella lisää puhelimitse tai kun tavataan. Pääsisitkö mukaan seuraavaan tapaamiseemme, joka on [aika ja paikka]?”
Ohjeita ja lisätietoa
- Jonon käsittelyyn löydät vielä ohjeet: www.partio.fi/kuksa-jonon-kasittely/
- Ohjeita ja lisätietoa jäsentiedoista löydät: www.partio.fi/lippukunta-ja-jasentiedot/
- Täältä löydät malliviestejä jonojen ja huoltajien yhteydenottoihin uusimaa.partio.fi/malliviestit/
