Sisäisen viestinnän vinkit

Teksti: Susanna RonkainenKuvat: Susanna Ronkainen12.1.2024

Syksyllä 2023 SuperSemmassa järjestettiin sisäisen viestinnän työpaja “Missä tästä muka kerrottiin?”, jossa lippukunnat saivat vinkkien lisäksi ratkoa yhdessä yhteisön kipupisteitä ja luoda omalle lippukunnalle toimivan sisäisen viestinnän vuosikellon. Monet lippukunnat aloittelevat juuri kevään ja vuoden 2024 suunnittelua – tästä voi napata vinkit oman lippukunnan toimintaan ja sisäiseen viestintään.

Kymmenen vinkkiä sisäiseen viestintään

Johtajisto koostuu yksilöistä ja loppupeleissä yksilöt ovat viestinnän ytimessä. Poimi tästä kymmenen vinkkiä teidän lippukuntanne sisäiseen viestintään.

1. Ylläpidä avointa viestintäkulttuuria

Avoin viestintäkulttuuri sitouttaa ja parantaa luottamusta lippukunnan johtoon. Työ ei ole motivoivaa, jos yhteisö kokee, että heiltä salataan asioita. Kun johdon välittämä viestintäkulttuuri on avointa, muiden yhteisössä on helpompi nostaa esiin partioarjessa ilmeneviä ongelmia.

2. Yhteisten kanavien sopiminen ja niihin sitoutuminen

Selvitä, miten tavoitat teidän partiolaisenne parhaiten – ja muista, että kanavia on useita. Sitoudu tiettyihin kanaviin ja pidä huoli, että myös yhteisönne sitoutuu niihin kanaviin. Kannattaa olla vaikka kaksi kanavaa erottaen työ- ja vapaa-ajan (kuten Teams ja WhatsApp).

3. Panosta viestien selkeyteen

Selkeä viestintä lisää lukemista ja ymmärrystä. Pääviesti kannattaa pitää ytimekkäänä ja ohjata siitä erilliseen liitteeseen (esim. tapahtumailmottautumisesta kannattaa mainita vain päivä, paikka sekä hinta ja ohjata varsinaiselle tapahtumasivulle, jossa on kaikki muu informaatio). Muista myös otsikon tärkeys!

Muista tarvittaessa taustoittaa viestin asiakohtia. Kaikki vastaanottajat eivät ole istuneet samoissa keskusteluissa, jolloin vain “lopullinen yhteenveto” ei riitä.

4. Varmista, että viesti on ymmärretty

Itselleen itsestään selvät asiat eivät välttämättä ole sitä kaikille. Kiinnitä siis huomiota viestien selkeyteen ja yksiselitteisyyteen. Joskus kannattaa myös vääntää rautalangasta.  Kirjoitetussa viestinnässä asiat voidaan helposti tulkita monin tavoin, jolloin tulee väärinymmärryksiä. Jonkun asiaan perehtymättömän voi antaa lukea viesti ennen lähetystä ja varmistaa, että hän on ymmärtänyt sen oikein. Kiinnitä huomiota myös kirjoitusasuun ja välimerkkeihin.

5. Viesti suunnitellusti ja oikeaan aikaan

Viestinnän onnistumisen lähtökohta on suunnittelu – myös sisäisessä viestinnässä. Muutoksista, uudistuksista ja päätöksistä kannattaa viestiä mahdollisimman nopeasti kaikille. Muista tilannetaju. Mieti, millaisissa tilaisuuksissa tai yhteyksissä on hyvä kertoa mistäkin asioista ja kenelle.

6. Pysy johdonmukaisena

Pitäytykää samassa viestissä. Pidä huoli, että kaikki johtajat ovat samalla sivulla viestin kanssa ja vastaus on yhdenmukainen, ihan sama keneltä kysyy. Pitäkää toisenne ajan tasalla ja olkaa aktiivisesti yhteydessä asiasta viestivien kanssa. On myös ok sanoa “en tiedä, mutta selvitän” – ja sitten selvität ja palaat asiaan.

7. Oikeaa asiaa, ei huhuja

Viesti yhteisölle ajantasaisesti ja selkeästi, vältä huhupuheita. Älä lietso huhuja ja viesti mahdollisimman pian asioista, jolloin huhuja ei pääse myöskään syntymään. Näytä esimerkkiä siinä, ettei arkaluontoisista ja kyseenalaisista aiheista keskustella käytävillä tai avokonttorissa. Etenkin johdon sisäisten keskustelujen kuuleminen ohimennen lisää huhujen riskiä.

8. Positiivista ja kannustavaa viestintää

Korosta yhdessä tekemisen ja kehittymisen merkitystä. Älä syyllistäkö tai etsi syyllisiä. Älä peittele epäonnistumisia, pyydä heti anteeksi ja osoita halu kehittyä.

9. Ole avoin, läsnä ja aktiivinen

Ole läsnä ja valmiina vastaamaan kysymyksiin. Etenkin muutostilanteissa on tärkeää pitää avoin keskusteluyhteys. Ole saavutettavissa myös kiireen keskellä. Tärkeille asioille pitäisi aina löytyä hetki ja ymmärrystä – jos ei heti, niin sovi valmiiksi hetki hieman myöhemmälle. Ole rehellinen ja kuuntele.

10. Sitoudu viestintään ja näytä esimerkkiä

Johdon sitoutuminen viestintään on ensiarvoisen tärkeää. On johdon vastuulla hoitaa yhteisön sisäistä viestintää. Johtakaa avointa viestintäkulttuuria esimerkillä. Kaikkien on tärkeää tietää viestinnän vastuut ja roolit. Päättäkää, kuka vastaa viime kädessä mihinkin kysymykseen ja päättää, jos yhteisesti ei ole jotain asiaa käyty läpi.

Lippukuntien kipupisteitä ratkomassa

Johtajiston fiiliksen/ilmapiirin seuranta

Keskustelkaa, kysykää kuulumisia ja pyytäkää palautetta

• Keskustelkaa johtajien kanssa kahden kesken, kysele ruusuja ja risuja ilmapiiristä.
• Kysy säännöllisin väliajoin, kuten johtajaneuvoston alussa fiiliskierroksella, miten johtajat voivat. Kyselyn voi suorittaa esimerkiksi fiiliskorteilla (mikä kuvista 1–9 kuvaa tänään fiilistäsi parhaiten?) tai Google formsilla.
• Ihmisistä voi saada enemmän irti, jos asioista keskustelee pienemmissä viestiketjuissa.
• Reagoi viesteihin vähintään emojeilla.
• Seuraa, ketkä ovat aktiivisia viestintäkanavilla ja mieti keinoja/aiheita, jotka aktivoisivat myös heitä, jotka eivät osallistu.

Johtajat mukaan toimintaan

• Järjestäkää johtajaporukalla illanviettoja – tuleeko vähitellen enemmän osallistujia?
• Johtajat mukaan ryhmien arkeen.
• Kysy palautetta tapahtumien jälkeen ja keskustelkaa sekä kehittäkää yhdessä.
• Seuraa aktiivisuutta yleisemminkin (kokoukset, retket, ym.) ja koita aktivoida passiivisempia johtajia esimerkiksi kivojen tapahtumien avulla.

Johtajien/aikuisten toiminnan kehittäminen, hyvinvoinnin lisääminen

Keskustelkaa ja tehkää yhdessä – ryhmäytymistä ja johtajahuoltoa

• Kyselkää johtajakaverilta kuulumisia ja jakakaa elämän asioita; ehkä partiohyvinvointi kehittyy, lisääntyy ja löytyy ideoita.
• Keskustelkaa yhdessä, mitä haluttaisiin tehdä.
• Jakakaa toiveita yhteisestä tekemisestä ja keskustelkaa mahdollisesta tuen tarpeesta.
• Järjestäkää johtajahuoltoa ja muistakaa myös tiedottaa siitä hyvissä ajoin. Esimerkiksi johtajiston omat retket lisäävät hyvinvointia niin yksilön kuin yhteisönkin tasolla.
• Pestatkaa ns. virkistelijä, joka vastaa johtajahuollosta.
• Aikuisille oma Whatsapp-ryhmä tai muu viestintäkanava, jossa voivat suunnitella omaa ohjelmaa/muuta kivaa.

Jakakaa vastuut tasaisesti ja pitäkää viestintä avoimena

• Tehkää selkeä pestijako.
• Harjoittakaa parijohtajuutta.
• Jättäkää tarvittaessa hommia tekemättä, mikäli resurssit eivät riitä. Jutelkaa ja sopikaa yhdessä, mitä voidaan jättää tekemättä, jotta jaksaminen pysyy, eivätkä hommat kasaannu.
• Lisätkää viestintää, jotta vastuut jakautuvat tasaisemmin.
• Lisätkää ryhmäyttämistä myös viestinnässä.

Kenestäkään ei tuntuisi, että hommat kaatuvat yksittäisten henkilöiden niskaan / johtajien jaksamista ylläpidetään

Me otettiin tähän ongelmaan tavaksi kerran vuodessa käydä tulevan vuoden tapahtumat/vastuupestit läpi ja jaetaan yhdessä siellä jokaiselle vuoden pestit.

Tasaisia vastuita ja pikaisia pestejä

• Käykää tasaisin väliajoin yhdessä läpi vastuita ja jakakaa niitä tasaisesti kaikille.
• Jaetaan johtokolmikon kanssa matalalla kynnyksellä keskenään asiat – fiilikset ja tehtävät.
• Kartoittakaa pestit ja tehkää/tarkistakaa pestikuvaukset. Selvittäkää, ketkä tekevät mitäkin pestiä ja mitä pestit vaativat.
• Mahdollistakaa ns. pikapestit esimerkiksi tapahtumiin; ilmoittautua voi vaikka Excelin tai Google formsin kautta.  
• Tehkää to do -lista, josta voi napata pienempiä osia ottamatta kokonaista pestiä.
• Perustakaa rekrypalsta lippukunnan nettisivuille.
• Lisätään hommien tekemistä työryhmässä.

Muistakaa myös johtajahuolto

• Muistakaa myös johtajiston hyvinvointi/pestaamisesta vapaa toiminta, jotta aikuiset tulevat tapahtumiin jatkossakin, eikä pelkää saavansa aina nakkia.

Nuoremman johtajiston saaminen paikalle (15–20-vuotiaat)

Viestikää kokouksista

• Tiedottakaa evästarjoiluista (ruoista ja herkuista) sekä suunnitellusta ohjelmasta.
• Kannustakaa osallistumaan vartioittain ja palkitkaa aktiivisimmat esim. kauden lopussa.
• Tuttu johtaja laittaa kohdennettuja viestejä tapahtumista ja kokouksista; henkilökohtaisesti voi kysyä “hei ootko tulossa”.
• Selkeä tiedottaminen, jotta mahdollisimman laaja osallistuminen.
• Tehkää etukäteen vaikkapa Whatsappiin kysely, josta näkee, että kaveritkin osallistuvat.

Panostakaa kokousten sisältöön ja ottakaa osallistujat mukaan päätöksentekoon

• Järjestäkää kokouksen lisäksi matalan kynnyksen oheisohjelmaa, jossa ei tarvitse osata eikä pelätä nakitusta 
• Panostakaa johtajahuoltoon/nuoremman johtajiston ohjelmaan ja toiminnallistakaa (toisin sanoen ei pelkkää “pönötystä”).
• Panostakaa siihen, että myös nuorempien ääni kuuluu; kysytään mielipiteitä, otetaan toiveet huomioon esim. johtajahuollon järkkäämisessä.

Aikuis-/johtajarekry

Järjestäkää rekrytapahtumia ja olkaa näkyvillä

• Pitäkää vanhempainiltoja sekä aikuisten tutustumisiltoja (iltanuotioita), jonne kaikki ovat tervetulleita ja tiedottakaa niistä selkeästi etukäteen.
• “Rekrypostaus” alueen Facebook-ryhmään ja vastaaviin kanaviin.
• Tarjotkaa toimintaa johtajaikäisille; mainostakaa selkeästi, mihin rekrytään ja tarjotkaa mahdollisuutta osallistua ilman viikkotoimintapestiä
• Kyselkää, millaista ohjelmaa johtajisto haluaa.

Rekrytkää vanhempia ja tuttuja pienempään apuun

• Kartoitetaan lasten vanhemmilta ja muilta potentiaalisilta vanhemmilta, millaisissa jutuissa he voisivat auttaa. Kysely “rasti ruutuun”-taktiikalla
• Pyytäkää ensin johonkin “pieneen” hommaan, kuten retkelle auttamaan muonittamisessa.
• Tukiyhdistys jakaa vanhemmille avoimen kutsun kokoukseen.
• Lasten huoltajille mahdollisuus matalan kynnyksen johtaja-apuun.
• Järjestäkää vanhempi-lapsi-tekemistä, jolla helppo osallistaa.
• Nykyiset johtajat pyytävät tuttujaan mukaan esimerkiksi retkille.

Samoaja- ja vaeltajatoiminnan käynnistäminen/aktivointi

Kartoittakaa mahdollista osallistujatilannetta, tarjotkaa ikäryhmäohjelmaa ja osallistakaa ikäkauden suunnitteluun

• Kartoittakaa esimerkiksi anonyymillä kyselyllä mahdollisten resurssien määrä.
• Selvittäkää, millaisesta ohjelmasta ja toiminnasta he ovat kiinnostuneita ja mitä he toivovat.
• Selvittäkää, tarjoaako esimerkiksi piiri heille kiinnostavia tapahtumia tai kisoja ja kannusta osallistumaan. 
• Järjestäkää siirtymäriitti tai –tapahtuma.
• Suunnitelkaa yhdessä, miten ja missä suorittaa heidän toiveitaan.
• Vaeltajaluotsi tai vastaava ottaa ohjat toiminnan käynnistämisestä ja viestii selkeästi, kun toiminta on käynnistetty ja auttaa osallistujia ohjelmaan pääsemisessä.
• Piirin ja SP:n tarjoamat tapahtumat ovat hyvä tapa käynnistää samoaja-/vaeltajatoiminta.

Järjestäkää toimintaa ikäkauden ehdoilla

• Selvittäkää, millainen elämäntilanne ihmisillä on ja miettikää etenemistä esim. aikataulujen ja aktiviteettien osalta.
• Viestikää aktiivisesti lippukunnan sisäisissä kanavissa.
• Luokaa yhteiset kanavat ja “lämmitelkää” viestintä erilaisilla aktivoivilla keinoilla. Kyselyt ja reaktiot ovat helppoja keinoja aktivointiin ja SnapChatissa voi käyttää “päivän kuva”-ideaa, eli voitte perustaa snap-ryhmän, jossa jokainen jakaa päivän kuvan tai vastaavan. Tällöin voi löytyä myös yhteisiä kiinnostuksen kohteita.

Samoajatoiminnan aktiivisuus

Samoajille suunnattua toimintaa

• Ei haittaa, vaikka toiminta ei ole superpartiomaista, kunhan samoajat viihtyvät.
• Viestikää samoajille lippukunnan ulkopuolisista ikäkausitapahtumista.
• Järjestäkää alueen muiden lippukuntien kanssa yhteinen tapahtuma – viestitelkää muiden lippukuntien johtokolmikoille.
• Luokaa alueen tai lähilippukuntien yhteinen samoajaryhmä.
• Kannustakaa samoajia osallistumaan piirin ja SP:n tapahtumiin.
• Kannustakaa samoajia viettämään yhdessä vapaa-aikaa ja fasilitoikaa tarvittaessa.

Osallistakaa samoajia ja antakaa heille vastuuta

• Ottakaa samoajat mukaan muutenkin lippukunnan toimintaan ja antakaa rohkeasti mahdollisuuksia kokeilla itsenäisesti eri aktiviteetteja.
• Menkää yhdessä esim. Hiippariin ja pitäkää samoajaluotsi mukana toiminnan suunnittelussa.
• Pitäkää luotsi aktiivisesti mukana toiminnassa, kuten kokousten päivien päättämisessä.
• Luotsi voi järjestää kokouksen, jossa suunnitellaan toimintaa.
• Kysykää samoajilta, mitä he haluavat tehdä.

Tarpojien pysyminen partiossa/siirtyminen johtajiksi

Tapahtumat, vertaisjohtaminen ja nousujohteisuus ovat meillä toimineet ja lisäksi riittävä tuki.

Viesti tarpojille selkeästi ja aktiivisesti

• Kerro piirin ikäkausitapahtumista ja kannusta osallistumaan.
• Viesti tarpojille aktiivisesti ja laittakaa tuttu johtaja kertomaan tulevista jutuista, jotta tarpojat eivät tunne oloaan unohdetuksi.
• Hypettäkää samoajajutuista; tehkää samoaja samoajatoiminnasta coolia ja saavuttamisen arvoista.
• Selkeä ja aktiivinen viestintä ryhmänjohtajien toimesta (toimintasuunnitelma jakoon, mitä milloinkin tapahtuu jne.)

Anna tarpojille vastuuta

• Suunnittele tarpojien kanssa mielekästä kokoustoimintaa; kun he saavat itse vaikuttaa toimintaan, he todennäköisesti myös haluavat pysyä mukana kauemmin.
• Kannusta osallistumaan ROKille kavereiden kanssa ja johtamaan ryhmää yhdessä.
• Anna tarpojille vastuuta ja osallista heitä päätöksentekoon.
• Mainosta tarpojille siistiä johtajatoimintaa.
• Lisää aktiivisuutta tarpojien suuntaan kokousten ulkopuolella (esim. Whatsapp-kyselyt ovat helppo tapa osallistaa tarpojia).

Tarpoja- ja samoajaohjelman kehittäminen – ikäkaudet pysyisivät ja johtajia riittäisi

Ideoikaa ja kehittäkää

• Ideoikaa koko johtajiston tai muun isomman porukan kesken jossain kokouksessa.
• Panostakaa yhteen tapahtumaan kerrallaan.
• Viestitelkää ikäkausien kanssa ja selvittäkää heidän toiveensa toiminnalle.
• Järjestäkää joku ryhmän oma projekti, josta saisi pitkäjänteistä tekemistä.
• Mukaan aikuis-/johtajatoimintaan?

Toimintaa tapahtumien muodossa

• Kannustakaa osallistumaan lippukunnan ulkopuolisiin tapahtumiin.
• Kartoittakaa kiinnostusta esim. ulkomaan leireille osallistumiseen tai muuhun vastaavaan spesiaaliin toimintaan. 
• Kotimaaprojekti.
• Järjestäkää toisen lähialueen lippukunnan kanssa yhteinen tapahtuma – viestikää asiasta alueen johtokolmikoille.
• Järjestäkää tapahtuma, joihin nykyiset tarpojat ja samoajat voivat kutsua kavereitaan.

Kolo omalta alueelta

Tiedottakaa tarpeestanne ja hyödyntäkää yhteisöänne sekä sidosryhmiänne

• Selvittäkää, olisiko teidän mahdollista käyttää alueenne nuoriso- tai seurakunnan tiloja.
• Kysykää piiriltä apua.
• Kysykää aktiivisesti partiolaistenne ja omilta vanhemmilta ja sukulaisilta ideoita mahdolliselle tilalle.
• Tiedottakaa alueen Facebook-ryhmässä tilatarpeesta.
• Tiedottakaa tilatarpeesta myös omissa kanavissanne; sosiaaliset mediat, nettisivut, sisäiset postit vanhemmille ja jäsenille, jne.
• Kisallistakaa kolon etsiminen; “viikko aikaa ehdottaa paikkoja, joista selvittää mahdollisuutta kololle, parhaat ideat palkitaan”.
• Nuorisotoimen puoleen voi myös kääntyä.

Onko alueellanne seuraavia tiloja, joista kysellä?

• Nuorisotilat
• Seurakunnan tilat
• Kylätalo
• Vapaapalokunta
• Muita yhdistyksiä, joiden kanssa jakaa toimitiloja
• Taloyhtiön tilat

Lippukunnan kämpän kehittäminen ja samoajien osallistaminen sen huoltoon

Viestikää ja tiedottakaa

• Lähettäkää kämppäraportti, jolla lisätään tietoisuutta.
• Tiedottakaa selkeästi kämppätalkoista ja pyytäkää mukaan.
• Kämpän käyttö- ja huolto-ohje kaikkien saataville – muistakaa myös tiedottaa siitä (mistä löytyy, mitä sisältää jne.)
• Kyselkää henkilökohtaisesti mukaan kämpän toimintaan.

Ideoikaa yhdessä ja antakaa samoajille vastuuta

• Kerätkää ja jakakaa kämppää koskevia kehitysideoita.
• Palkitkaa huoltoon osallistumisesta.
• Kouluttakaa jokainen yli 15-vuotias kämppäisäntien toimesta kämpän käyttöön, koulutuksen jälkeen vartiolle mahdollisuus kämppäretkiin ilman pakollista aikuista.
• Pestatkaa samoajia kämppävastaavan “apulaiseksi” ym. paripestiin.
• Pitäkää ideariihi siitä, mitä lippukunnassa halutaan tulevaisuudessa kämpältä.
• Mitä samoajat haluaisivat tehdä kämpällä? Järjestäkää esimerkiksi jokin oma samoajaviikonloppu, jossa samalla rasteja ym. huollosta.
• Järjestäkää aktiviteettina samoajien talkooviikonloppu – selvittäkää nimettömällä kyselyllä lomakkeen muodossa, onko kehitettävää.

Sisäisen viestinnän vuosikello

Missä kohtaa vuotta seuraavat asiat tapahtuvat teidän toiminnassanne? Entä missä kohtaa vuotta voisitte viestiä niistä ja missä kanavissa? Voitte tehdä viikko- tai kuukausikohtaisen listan. Toistuvissa asioissa voitte tehdä viestipohjatkin valmiiksi.

Tiedotettavaa

Millaista viestintää?

• Tapahtuma-, koulutus-, retki-, leiri- ja kokousinfot
• Johtajiston info kauden aloituksesta
• Kevät-/syystiedote
• Lippukunnan viikko-/kuukausiviestit
• Hallituksen kuukausiviesti
• Vuosikokouskutsut
• Kriisiviestintä (tarvittaessa)

Voitte lippukunnassanne ladata tästä esimerkin sisäisen viestinnän vuosikellosta sekä tyhjän vuosikellopohjan (PDF) tai kehittää aivan oman. Homman ytimessä on kuitenkin teidän lippukunnan näköisen toiminnan suunnittelu.