Muistalistalta löydät erilaisia ajankohtaisia asioita, jotka on hyvä muistaa toimintakauden alkaessa syksyllä tai alkuvuodesta. Napatkaa matkaan mukaan ne, jotka sopivat teidän lippukunnan tarpeisiin parhaiten. Kaikkea ei voi tehdä samalla kertaa, joten muista priorisoida ja jakaa tehtäviä koko johtajistolle.
Olemme koonneet vuosikellon muotoon lippukunnat tärkeimmät ajankohtaiset asiat. Löydät vuosikellon piirin nettisivuilta oman lippukunnan hallinnon tueksi.
- Jotta partiosta kiinnostunut löytäisi oikeat tiedot paikallisesta toiminnasta, pitää lippukunnan tietojen olla ajantasalla. Tarkistakaa, että lippukuntanne löytyy Lippukuntahausta ja että tiedot ovat ajan tasalla. Ohjeet tietojen päivitykseen. Tarkistakaa myös, että lippukunnan nettisivut ovat kunnossa, sieltä löytyy yhteystiedot, ajankohtaiset kokousajat sekä tapahtumat ja että viimeisin ”ajankohtainen” uutinen etusivulla on oikeasti ajankohtainen.
- Hyödyntäkää valmiit mallitoimintasuunnitelmat sudenpennuille, seikkailijoille, tarpojille ja samoajille. Voitte hyödyntää myös muutaman ensimmäisen kokouksen valmiita kokousvinkkejä.
- Kertokaa lippukunnan toimintakauden aloituksesta alueella. Tehkää julkaisu alueen somakanavaan, laittakaa ilmoitus paikallislehteen tai alueen ilmoitustaululle. Hyödynnä markkinoinnissa partion materiaaleja. Partion materiaalipankista löydät some-kuvien lisäksi paljon muutakin markkinointimateriaalia rekrytoinnin tueksi: https://partio.emmi.fi/f/G5gv
- Onko teillä jonossa uusia jäseniä? Muistattehan huolehtia lippukuntanne jonosta ja seurata alueenne vapautuvia jäsenhakemuksia. Liity partioon –sivuston kautta tehdyt jäsenhakemukset näkyvät teillä Kuksassa.
- Alueellinen yhteistyö on jonojen purkamisessa valttia. Jos kaikki jonossa olevat eivät mahdukaan teidän lippukuntaan, vapauttakaa hakemukset ja huikatkaa tästä naapurilippukuntaan tai alueelliseen WA-ryhmään. Ohjeet jonon käsittelyyn. Myös Uudenmaan Partiopiirillä on valmiita viestipohjia jonoista viestimiseen ja huoltajien kontaktoimiseen.
- Järjestäkää huoltajailta etänä tai livenä, uusien partiolaisten huoltajille tai ryhmien kesken. Ideat illan järjestämiseen ja valmiit kalvopohjat.
- Aikuisrekrytointiin on valtavasti materiaalia ja vinkkejä, joita kannattaa lippukunnassa hyödyntää ja soveltaa vapaasti, lue lisää aikuisten rekrytoinninsta.
- Kontaktoi jonottajien huoltajat. Jos lippukuntaasi on jonoa, lähetä jonottajien huoltajille viesti ja houkuttele heidät mukaan ryhmänjohtajiksi. Muista myös tarkistaa oman alueesi vapautuneet jäsenhakemukset Kuksasta. Mallikirje huoltajille.
- Hyödynnä maksuton aikuisrekrytointimateriaali! Avoimiin tapahtumiin voi tilata lippukunnalle ilmaisen materiaalipaketin.
- Hyväksi todettuja tapoja aikuisten mukaan saamiseen ovat mm. aikuisvartio-toiminnan aloittaminen, erilainen aikuisten retkeilytoiminta sekä perhepartioryhmän perustaminen.
- Järjestäkää pestikeskustelut uusille aloittaville johtajille tai pitäkää välipestikeskustelu jatkaville. Pohjat ja ohjeet pestikeskusteluihin.
- Tarkista piirin tapahtumakalenterista, mitä sopivaa koulutusta on tarjolla uusille pestatuille.
- Syksyn aikana on aloitettava ensi vuoden toiminnansuunnittelu. Sopikaa johtajiston kalenteriin yhteinen ilta tai viikonloppu, jolloin laitatte asian aluille, jaatte tehtävät ja keräätte palautetta menneestä kaudesta. Näin jokaisen on helpompi osallistua suunnitteluun eikä homma jää johtokolmikon vastuulle.
- Kuksa on tärkeää pitää ajantasalla pestien ja ajankohtaisten tietojen osalta mm. sujuvan tiedonkulun vuoksi. Muistakaa päivittää pestitiedot Kuksaan: johtokolmikko, hallitus, ryhmänjohtajat, joulukampanjapäällikkö jne.
- Kaipaatko tukea tehtävään? Oman alueen aluekummi auttaa monien kysymysten kanssa ja osaa ainakin ohjata eteenpäin. Piirin ja Suomen Partiolaisten nettisivuilla on paljon materiaalia ja sisältöä monenlaisiin lippukuntien haasteeseen ja tilanteeseen. Lisäksi toimiston aluetyöntekijät auttavat sinua mielellään, yhteystiedot piirin sivuilla.
- Jokainen johtaja ansaitsee kiitosta ja huolenpitoa tekemästään vapaaehtoistyöstä. Johtajahuolto on tärkeä osa ryhmän yhteishenkeä ja auttaa jokaista jaksamaan pestissään. Johtajahuollossa tärkeintä on yhdessä tekeminen, yhteishengen vahvistaminen ja se, että jokainen johtaja kokee itsensä tervetulleeksi toimintaan. Paljon valmiita ideoita ja inspiraatiota löydät piirin sivuilta.
- Suunnitelkaa myös tulevia johtajahuoltotapahtumia. Esim. pikkujouluja, kauden päättäjäisiä, ja kesäretkiä.
- Muistakaa hakea sopivia ansiomerkkejä. Ansiomerkkien hakuaikataulut ja -ohjeet.
- Pidetään huolta lippukunnassa erityisesti vanhemmista ikäkausista (tarpojista, samoajista ja vaeltajista) ja siitä, että heille on tarjolla mielenkiintoista oman ikäkauden puuhaa. Esimerkiksi partiotaitokilpailut ovat hyvää valmista ohjelmaa ikäkausille. Samoajaikäkaudelle Ryhmänohjaajakoulutus (ROK) tarjoaa osallistujille sekä haasteita, että mielekästä toimintaa, joten sen järjestäminen on erittäin kannattavaa (parasta yhteistyössä muiden lippukuntien kanssa).
- Ovatko tarvittavat tapahtumat, retket, vaellukset, purjehdukset ja muut kaikkien kalentereissa? Tarkistakaa onko tapahtumilla johtajat ja heillä homma hanskassa ja hyvä mieli.
- Tarkistaa onko syksyllä alueellisia tapahtumia, osallistutteko, oletteko ehkä jopa luvanneet jotain?
- Piirin koulutukset ja tapahtumat löydät kaikki yhdestä paikasta, www.papa.partio.fi/tapahtumakalenteri/
- Piirin tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittaudutaan vuosittain kolmessa aallossa. Ilmoportaat päättyvät vuosittain helmikuun, elokuun ja marraskuun viimeisinä päivinä (28.2., 31.8. ja 30.11.), www.papa.partio.fi/ilmoporras
- Turvallisuus- ja dokumentointisyistä lippukuntien tulee ilmoittaa tulevista leireistään, vaelluksistaan ja pidemmistä purjehduksistaan piiritoimistolle. Lomakkeen täyttää tapahtuman johtaja ja lomake tulee täyttää jokaisesta tapahtumasta erikseen. Lomakkeen löydät: www.papa.partio.fi/ilmoita-leirista-tai-vaelluksesta.
- Muistakaa jakaa viestejä ja mainoksia jäsenistölle tulevista lippukunnan ja piirin tapahtumista. Voitte koostaa infosähköposteja, päivittää tietoja nettisivuille tai välittää eteenpäin saatuja mainosmeilejä.
- Supersemma syyskuussa Kiljavalla. Supersemma on johtokolmikoiden ja piirin luottisten yhteinen koulutustapahtuma. Tarkemmat tiedot tapahtumakalenterista.
- Aluetapaamiset järjestetään yleensä alueilla helmi, huhti, syys- ja marraskuussa. Ottakaa selvää, onko seuraavalle tapaamiselle jo sovittu päivämäärä.
