Muistalistalta löydät erilaisia ajankohtaisia asioita, jotka on hyvä muistaa toimintakauden alkaessa syksyllä tai alkuvuodesta. Napatkaa matkaan mukaan ne, jotka sopivat teidän lippukunnan tarpeisiin parhaiten. Kaikkea ei voi tehdä samalla kertaa, joten muista priorisoida ja jakaa tehtäviä koko johtajistolle.
Olemme koonneet vuosikellon muotoon lippukunnat tärkeimmät ajankohtaiset asiat. Löydät vuosikellon piirin nettisivuilta oman lippukunnan hallinnon tueksi.
- Hyödyntäkää valmiit mallitoimintasuunnitelmat sudenpennuille, seikkailijoille, tarpojille ja samoajille. Voitte hyödyntää myös muutaman ensimmäisen kokouksen valmiita kokousvinkkejä.
- Kertokaa lippukunnan toimintakauden aloituksesta alueella. Tehkää julkaisu alueen somakanavaan, laittakaa ilmoitus paikallislehteen tai alueen ilmoitustaululle. Hyödynnä markkinoinnissa partion materiaaleja. Partion materiaalipankista löydät some-kuvien lisäksi paljon muutakin markkinointimateriaalia rekrytoinnin tueksi: https://partio.emmi.fi/f/G5gv
- Onko teillä jonossa uusia jäseniä? Muistattehan huolehtia lippukuntanne jonosta ja seurata alueenne vapautuvia jäsenhakemuksia. Liity partioon –sivuston kautta tehdyt jäsenhakemukset näkyvät teillä Kuksassa.
- Kontaktoi jonottajien huoltajat. Jos lippukuntaasi on jonoa, lähetä jonottajien huoltajille viesti ja houkuttele heidät mukaan ryhmänjohtajiksi. Muista myös tarkistaa oman alueesi vapautuneet jäsenhakemukset Kuksasta. Mallikirje huoltajille.
- Alueellinen yhteistyö on jonojen purkamisessa valttia. Jos kaikki jonossa olevat eivät mahdukaan teidän lippukuntaan, vapauttakaa hakemukset ja huikatkaa tästä naapurilippukuntaan tai alueelliseen WA-ryhmään. Näin saadaan mahdollisimman moni harrastuksen pariin alueella! Ohjeet jonon käsittelyyn. Myös Uudenmaan Partiopiirillä on valmiita viestipohjia jonoista viestimiseen ja huoltajien kontaktoimiseen.
- Uusia aikuisia lippukuntaan. Aikuiset ovat valtavan tärkeä voimavara lippukunnille. Mitä enemmän aikuisia toiminnassa on mukana, sitä rennompaa lippukuntatekeminen on ja sitä enemmän lapsille ja nuorille voidaan tarjota laadukasta partiotoimintaa! Aikuisrekrytointiin on valtavasti materiaalia ja vinkkejä, joita kannattaa lippukunnassa hyödyntää ja soveltaa vapaasti, lue lisää aikuisten rekrytoinninsta.
- Hyväksi todettuja tapoja aikuisten mukaan saamiseen ovat mm. avoimet syksyn aloitustapahtumat tai päiväretket, perhepartioryhmän perustaminen sekä huoltajien mukaan pyytäminen.
- Hyödynnä maksuton aikuisrekrytointimateriaali! Avoimiin tapahtumiin voi tilata lippukunnalle ilmaisen materiaalipaketin.
- Järjestäkää huoltajailta etänä tai livenä, uusien partiolaisten huoltajille tai ryhmien kesken. Ideat illan järjestämiseen ja valmiit kalvopohjat.
- Oletteko ottaneet jo haltuun partio-ohjelmasovellus Kompassin? www.partio.fi/partio-ohjelmasovellus-kompassi/
- Järjestäkää pestikeskustelut uusille aloittaville johtajille tai pitäkää välipestikeskustelu jatkaville. Pohjat ja ohjeet pestikeskusteluihin.
- Tarkista piirin tapahtumakalenterista, mitä sopivaa koulutusta on tarjolla uusille pestatuille.
- Muista aloittaa vuosikokouksen suunnittelu ja kutsukaa vuosikokous ajoissa koolle. Alkuvuodesta on hyvä aloittaa tilinpäätöksen valmistelu hyvissä ajoin ennen kevään kokousta.
- Päivitä nettisivut ajantasalle. Päivitä lippukunnan nettisivuille tieto ryhmistä, joissa on tilaa, tieto avoinna olevista pesteistä ja sen henkilön yhteystiedot, jolta saa lisätietoa. Kerro, milloin ja missä toimintaan pääsee tutustumaan. Jos tuntuu siltä, että lippukunnan verkkosivut olisi hyvä tuoda muutenkin 2020-luvulle, tutustu partion nettisivupohjaan. On hyvä muistaa, että uusia jäseniä tavoiteltaessa nettisivut ovat tärkein viestintäkanava!
- Päivitä Kuksa. Tiesitkö, että Kuksan kautta tulee myös paljon tietoa Liity partioon -sivulle, josta uudet jäsenet etsivät tietoa? Käy tarkistamassa miten teidän lippukunta näkyy lippukuntahaussa. Tarkista päivitettävät tiedot ja ohjeet Kuksaohjeista. Myös toimisto auttaa tässä mielellään.
- Kuksa on tärkeää pitää ajantasalla pestien ja ajankohtaisten tietojen osalta mm. sujuvan tiedonkulun vuoksi. Muistakaa päivittää pestitiedot Kuksaan: johtokolmikko, hallitus, ryhmänjohtajat, joulukampanjapäällikkö jne.
- Kaipaatko tukea tehtävään? Oman alueen aluekummi auttaa monien kysymysten kanssa ja osaa ainakin ohjata eteenpäin. Piirin ja Suomen Partiolaisten nettisivuilla on paljon materiaalia ja sisältöä monenlaisiin lippukuntien haasteeseen ja tilanteeseen. Lisäksi toimiston aluetyöntekijät auttavat sinua mielellään, yhteystiedot piirin sivuilla.
- Jokainen johtaja ansaitsee kiitosta ja huolenpitoa tekemästään vapaaehtoistyöstä. Johtajahuolto on tärkeä osa ryhmän yhteishenkeä ja auttaa jokaista jaksamaan pestissään. Johtajahuollossa tärkeintä on yhdessä tekeminen, yhteishengen vahvistaminen ja se, että jokainen johtaja kokee itsensä tervetulleeksi toimintaan. Paljon valmiita ideoita ja inspiraatiota löydät piirin sivuilta.
- Suunnitellaan myös tulevia johtajahuoltotapahtumia. Esim. pikkujouluja, kauden päättäjäisiä, ja kesäretkiä.
- Muistakaa hakea sopivia ansiomerkkejä. Ansiomerkkien hakuaikataulut ja -ohjeet.
- Pidetään huolta lippukunnassa erityisesti vanhemmista ikäkausista (tarpojista, samoajista ja vaeltajista) ja siitä, että heille on tarjolla mielenkiintoista oman ikäkauden puuhaa. Esimerkiksi partiotaitokilpailut ovat hyvää valmista ohjelmaa ikäkausille. Samoajaikäkaudelle Ryhmänohjaajakoulutus (ROK) tarjoaa osallistujille sekä haasteita, että mielekästä toimintaa, joten sen järjestäminen on erittäin kannattavaa (parasta yhteistyössä muiden lippukuntien kanssa).
- Ovatko tarvittavat tapahtumat, retket, vaellukset, purjehdukset ja muut kaikkien kalentereissa? Tarkistakaa onko tapahtumilla johtajat ja heillä homma hanskassa ja hyvä mieli.
- Tarkistaa onko syksyllä alueellisia tapahtumia, osallistutteko, oletteko ehkä jopa luvanneet jotain?
- Piirin koulutukset ja tapahtumat löydät kaikki yhdestä paikasta, www.papa.partio.fi/tapahtumakalenteri/
- Piirin tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittaudutaan vuosittain kolmessa aallossa. Ilmoportaat päättyvät vuosittain helmikuun, elokuun ja marraskuun viimeisinä päivinä (28.2., 31.8. ja 30.11.), www.papa.partio.fi/ilmoporras
- Turvallisuus- ja dokumentointisyistä lippukuntien tulee ilmoittaa tulevista leireistään, vaelluksistaan ja pidemmistä purjehduksistaan piiritoimistolle. Lomakkeen täyttää tapahtuman johtaja ja lomake tulee täyttää jokaisesta tapahtumasta erikseen. Lomakkeen löydät: www.papa.partio.fi/ilmoita-leirista-tai-vaelluksesta.
- Muistakaa jakaa viestejä ja mainoksia jäsenistölle tulevista lippukunnan ja piirin tapahtumista. Voitte koostaa infosähköposteja, päivittää tietoja nettisivuille tai välittää eteenpäin saatuja mainosmeilejä.
- Supersemma syyskuussa Kiljavalla. Supersemma on johtokolmikoiden ja piirin luottisten yhteinen koulutustapahtuma. Tarkemmat tiedot tapahtumakalenterista.
- Aluetapaamiset järjestetään yleensä alueilla helmi, huhti, syys- ja marraskuussa. Ottakaa selvää, onko seuraavalle tapaamiselle jo sovittu päivämäärä.
